Erst der Prozess, dann die Lösung: Was eine Prozessanalyse am Beispiel ERP zutage bringt
„Wir brauchen KI im ERP.“ Dahinter steht meist ein konkreter Schmerz: Aufträge, die per Mail kommen und von Hand ins ERP getippt werden, oder Kundendaten, die im CRM anders aussehen als im ERP. Auf die Rückfrage, wie der Vorgang heute genau abläuft, hat fast nie jemand eine vollständige Antwort. Der Vertrieb kennt seinen Teil, die Auftragsabwicklung ihren, und das ERP macht an einigen Stellen etwas anderes, als alle glauben.
Wie viel davon nur in Köpfen steht, zeigt sich spätestens, wenn ein Ablauf umziehen muss. In einem Verlagerungsprojekt, das wir bei einem Industrieunternehmen begleiten, sollen eingespielte Prozesse an einem neuen Standort mit neuen Kolleginnen und Kollegen funktionieren. Dort zählt nur, was aufgeschrieben ist.[C1]
Die Ausgangslage ist in vielen Unternehmen ähnlich. Laut einer Bitkom-Befragung von Anfang 2026 setzen 41 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten KI ein, weitere 48 Prozent planen oder diskutieren den Einsatz. Unter den Unternehmen, die KI nutzen, haben 45 Prozent ihre internen Prozesse deutlich beschleunigt. Ein Drittel stellt gleichzeitig fest, dass KI teurer ist als erwartet.
Die strategische Frage lautet deshalb nicht: Wie läuft der Vorgang heute tatsächlich ab, und an welcher Stelle verliert er Zeit? Genau diese Frage beantwortet eine Prozessanalyse vor der KI-Einführung.
Das Problem liegt im Prozess
Der erste Reflex lautet: Wir brauchen ein Werkzeug, das die Tipparbeit übernimmt. Dieser Reflex löst das Problem nicht, weil er beim Symptom ansetzt. Sichtbar ist die Dauer eines Vorgangs. Nicht sichtbar ist, wie viele Stationen er durchläuft, wie oft er wegen fehlender Angaben von vorn beginnt und wie viele Zwischenschritte es nur gibt, weil vor Jahren einmal etwas schiefgegangen ist.
Die Fachabteilung handelt dabei rational: Sie erlebt den Aufwand täglich, und KI ist gerade die sichtbarste Antwort darauf. Was ihr fehlt, ist der Überblick über den gesamten Ablauf. Deshalb ist die Reihenfolge entscheidend: zuerst die Analyse, dann die Auswahl.
Drei grundlegende Fragen für die Prozessanalyse
Damit die Reihenfolge eingehalten wird, hilft ein einfaches Raster aus drei Fragen. Als Beispiel dient der Auftragseingang: Bestellungen kommen per Mail, Telefon, Webshop oder EDI und müssen am Ende korrekt im ERP stehen.
1. Lohnt sich der Aufwand?
Ob sich die Optimierung überhaupt lohnt, entscheiden vier Größen, und alle vier sind messbar:
● Häufigkeit: Wie viele Aufträge laufen im Monat über diesen Weg?
● Dauer: Wie viel Bearbeitungszeit bindet ein einzelner Auftrag?
● Fehlerquote: Wie oft muss eine Auftragsbestätigung korrigiert oder storniert werden?
● Folgekosten: Was kostet ein Fehler, etwa eine Falschlieferung, eine Gutschrift oder ein verärgerter Kunde?
Ein Vorgang, der zwölfmal im Jahr vorkommt und selten Fehler produziert, rechtfertigt kein Projekt, auch wenn er unangenehm ist. Diese Antwort ist unbeliebt, spart aber das meiste Geld.
2. Wo verliert der Ablauf Zeit?
Ist der Vorgang die Mühe wert, lohnt sich der Blick auf den Ablauf selbst. Vier Muster tauchen dabei fast immer auf:
● Doppelte Erfassung: derselbe Auftrag wird im CRM und im ERP angelegt, weil die Systeme nicht miteinander sprechen.
● Medienbrüche: ein Vorgang wechselt zwischen Mail, PDF, Telefonnotiz und Eingabemaske und verliert bei jedem Wechsel Kontext.
● Freigabeschleifen: mehrere Zustimmungen hintereinander, von denen einzelne nur historisch begründet sind.
● Workarounds neben dem System: die Tabelle, in der der eigentliche Stand gepflegt wird, während das ERP hinterherläuft.
Viele dieser Punkte lassen sich durch eine Änderung im Ablauf oder durch eine Konfiguration im bestehenden System beheben. Ein gestrichener Freigabeschritt kostet nichts und wirkt sofort. Gepflegte Kunden- und Artikelstammdaten erledigen einen Teil dessen, was sonst automatisiert werden müsste.
3. Welche Lösung passt zum Schritt?
Bleibt danach Arbeit übrig, stehen vier Optionen zur Wahl:
● Konfiguration im ERP: Standardfunktionen, die vorhanden, aber nicht aktiviert sind.
● Regelbasierte Automatisierung: klare Bedingungen, die sich ohne Modell abarbeiten lassen.
● Schnittstelle: eine Anbindung, die den Medienbruch beseitigt, statt ihn zu überbrücken. Wer Aufträge schon strukturiert bekommt, etwa per EDI oder aus dem Webshop, braucht dafür kein Sprachmodell.
● KI: die Wahl für Schritte, die Urteilsvermögen bei uneindeutigen Eingaben brauchen.
Das Kriterium ist bei jedem Prozessschritt dasselbe: Braucht dieser Schritt Urteilsvermögen bei unstrukturierten Daten, oder genügt eine feste Regel?
KI oder regelbasiert?
KI spielt ihre Stärken dort aus, wo die Eingaben unstrukturiert sind und stark variieren. Im Auftragsbeispiel heißt das: Bestellungen als Freitext in einer Mail, eingescannte Formulare, Artikel, die der Kunde anders nennt als euer Artikelstamm. Sprachverständnis ist hier kein Zusatznutzen, sondern die Voraussetzung dafür, dass sich der Schritt überhaupt automatisieren lässt.
Regelbasierte Automatisierung ist überall dort die bessere Wahl, wo die Bedingungen klar sind. Ein Auftrag aus dem Webshop, von einem bekannten Kunden, mit gültigen Artikelnummern und innerhalb des Kreditlimits braucht kein Modell, sondern eine Regel.
Wer die Lösung vor der Analyse festlegt, automatisiert am Ende genau den Umweg, den er abschaffen wollte
Nicht selten endet die Analyse damit, dass der wirksamste Schritt keine KI ist, sondern eine Änderung im Ablauf. Das ist kein enttäuschendes Ergebnis, sondern ein gespartes Projekt.
Zwei Ebenen: der Prozess im Kopf und der Prozess im System
Eine Analyse, die nur Gespräche auswertet, bildet ab, wie die Beteiligten den Ablauf erleben. Das ERP hat seine eigene Version: Statuswechsel, Pflichtfelder, Buchungslogik und Workflows, die jemand vor Jahren konfiguriert hat. Die aufschlussreichsten Befunde liegen dort, wo beides auseinanderläuft. Ein Freigabeschritt, den alle für nötig halten, den das System aber gar nicht verlangt. Oder ein Sonderfall, den das System nicht kennt und der deshalb in einer Tabelle daneben lebt.
Deshalb dokumentieren wir beide Ebenen in einem Modell: den Businessprozess und den tatsächlichen Systemablauf. Erst dann ist sichtbar, welche der vier Lösungen zum Problem passt.
Dokumentierte Prozesse arbeiten weiter
Prozessdokumentation gilt oft als Pflichtübung, die nach dem Projekt im Ordner verschwindet. Mit KI ändert sich das, denn ein KI-Assistent braucht genau das, was darin steht: Rollen, Systeme, Freigaberegeln und Ausnahmen. Mit diesem Kontext kann er neuen Kolleginnen und Kollegen erklären, wer einen Auftrag über dem Kreditlimit freigibt. Ein Agent, der später Schritte im ERP übernehmen soll, braucht dieselben Regeln als Leitplanken.
Wer seine Prozesse einmal sauber beschreibt, schafft also zwei Dinge: eine belastbare Entscheidungsgrundlage für heute und das Wissen, mit dem KI im Unternehmen morgen verlässlich arbeiten kann. Das gilt auch für Übergaben an einen neuen Standort. Voraussetzung ist, dass die Dokumentation editierbar bleibt. Wie aus solchem Wissen eine durchsuchbare Grundlage für KI wird, beschreibt unser Beitrag RAG & Unternehmenswissen.
Erst messen, dann automatisieren
Nehmt den Vorgang, über den am lautesten geklagt wird, als Startpunkt und schreibt zwei Wochen lang mit, was tatsächlich passiert: wie lange ein Fall dauert, wie oft er vorkommt, wie oft nachgearbeitet werden muss. Eine einfache Strichliste reicht dafür, Software und Budget braucht ihr nicht. Danach diskutiert ihr nicht mehr über Eindrücke, sondern über einen Vorgang, dessen Umfang bekannt ist. Ob er auch die höchste Priorität verdient, zeigt erst der Vergleich mit den Abläufen daneben.
Prozessanalyse zum Fixpreis
Genau für diesen Vergleich haben wir unsere Prozessanalyse als standardisierte Leistung aufgebaut, zum Fixpreis statt nach Tagessatz. Sie beginnt mit einem Assessment von etwa einer Woche: Gespräche mit der Führungsebene und ein halbtägiger Workshop. Das Ergebnis ist eine Heatmap eurer Prozesslandschaft, priorisiert nach euren Zielen.
Die Bereiche, die sich lohnen, nehmen wir danach im Detail auf, per Interview, Workshop oder beidem, je nachdem, was bei euch trägt. Ihr erhaltet editierbare BPMN-2.0-Diagramme in draw.io mit Business- und Systemebene in einem Modell, einen Findings-Report und einen Maßnahmenkatalog als Entscheidungsvorlage. Weil KI die Modellierung beschleunigt, bleibt der Aufwand kalkulierbar, verarbeitet auf Servern in Deutschland.
Welcher Prozess lohnt sich zuerst?
Lasst uns mit dem Vorgang anfangen, der bei euch gerade als KI-Anforderung auf dem Tisch liegt. Wir gehen den Ablauf gemeinsam durch und sagen euch offen, wenn die Antwort keine KI ist. Am Ende habt ihr eine priorisierte Liste und eine Dokumentation, mit der ihr weiterarbeiten könnt, mit uns oder ohne uns.
